Participatie

Participatie start vóór de vergunningsaanvraag. Hierdoor kunt u weerstand en/of verrassingen voorkomen later in het traject. Een stappenplan helpt u om goed te beschrijven wat uw plan is, hoe u participatie kunt inzetten én hoe u de impact en invloed van betrokken partijen kunt bepalen. Gebruik het stappenplan voordat u een vergunningaanvraag indient.

Stappenplan

Stap 1: Controleer via het Omgevingsloket de kaders voor uw plan

Bij het Omgevingsloket vindt u het omgevingsplan, omgevingsvisies en algemene regels die gemaakt zijn door gemeentes, provincies en het Rijk. Dit kan u helpen bij de inschatting of uw plan wenselijk genoeg is – past het binnen de gemeentelijke visie – om straks een vergunningsaanvraag of een melding te doen.

Stap 2: Waarover kunnen anderen meedenken?

Bepaal vooraf over welke onderwerpen anderen kunnen meedenken. Wat ligt er al vast? Waar is ruimte voor aan­passingen en hoeveel speelruimte is er dan? Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, of is er regelgeving waar u rekening mee moet houden. Dan is daarop geen ruimte voor participatie. Zet in uw verslag welke kaders/regels u heeft meegenomen.

Stap 3: Wie heeft u nodig?

Bij ieder plan stelt u zichzelf de vraag: Wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Verbouwt u uw garage tot praktijkruimte of tot mantelzorg-woning? Dan kan dat effect hebben op uw aangrenzende buren. Of wilt u uw horecabedrijf met een terras of uw bedrijf met een grote schuur uitbreiden? Dat heeft meer impact en dan moet u in gesprek met meer belanghebbenden.

*Bij de gemiddelde impact is hulp van de gemeente altijd een mogelijkheid. Samen kunnen we kijken naar de haalbaarheid van een initiatief en bij het uitdenken en uitvoeren van HOE de participatie het beste vormgegeven kan worden.
**Bij veel impact wordt de gemeente altijd betrokken in het proces. Gezamenlijk wordt er gekeken naar de wenselijkheid en de haalbaarheid van het initiatief. De gemeente kan helpen mee te denken over welke ketenpartners en andere belanghebbenden moeten aanschuiven in het participatieproces. Daarnaast kunnen ze helpen bij het informeren en betrekken van de raad en het college. Tijdens het proces worden meerdere participatiemomenten toegepast.

Stap 4: Maak een participatieplan

In dit plan beschrijft u met wie en hoe u in gesprek gaat voor het uitwerken van uw initiatief. Organiseert u een bijeenkomst? Stuurt u een bericht via de buurt-whatsapp? Of zet u een enquête uit om ideeën op te halen? Komt u vaker bijeen of is één bijeenkomst voldoende en waarom? Zet dit in uw verslag. Stuur de uitnodiging voor participatie minimaal 2 weken voor de participatie plaats vindt, dan kan iedereen zich voorbereiden

Stap 5: Voer het participatieplan uit

Voer het participatieplan uit. Ga in gesprek, informeer en stem af. Haal meningen op en maak afwegingen. Wat vindt men van uw initiatief? Wie zijn voor- en wie tegenstanders en waarom?

Handig is om aan de hand van beelden uw ideeën uit te leggen. Geef ook aan waar u al rekening mee hebt gehouden als het gaat om de omgeving.

Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal wat u sámen belangrijk vindt en bespreek en beschrijf wat dit plan aan positieve invloed heeft op de leefomgeving. Maak goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en eenduidig. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan.

Stap 6: Het verslag van acties en resultaten

Verslaglegging zorgt voor duidelijkheid voor alle betrokken partijen. Nog even kort samengevat, in het participatieverslag staat:

• de gekozen aanpak van participatie. Beschrijf daarbij waarom u deze keuze heeft gemaakt.
• een overzicht van de betrokkenen. Wie heeft u uitgenodigd (en waarom), wie heeft meegedacht, is aanwezig geweest of zich heeft afgemeld.
• heeft u iedereen kunnen spreken. Zo nee waarom niet?
• het resultaat van de participatie. Wat waren de ingebrachte ideeën, meningen en standpunten? Heeft de participatie geleid tot een aanpassing van uw plan? Onderbouw de gemaakte keuzes.
• welke verschillen waren er? Is er veel of weinig draagvlak voor uw initiatief?
• stuur uw verslag en toebehoren (uitnodigingen, presentaties, communicatie en tekeningen) naar de gemeente samen met uw vergunningsaanvraag of principeverzoek. Dit ondersteunt bij de besluitvorming en kan het vergunningsproces versnellen. Als u verschillende versies van uw plan heeft dan graag deze allemaal meesturen met duidelijk aangegeven: concept 1, 2… definitief.
• bij initiatieven met veel impact stuurt u het verslag van de 1^e participatieronde mee met het initiatief voor de Intaketafel. Hier beoordeelt een klein team van gemeenteambtenaren voor het eerst of een initiatief wenselijk is.
  • na een JA vanuit de Intaketafel gaat u door met één of meerdere participatierondes. De uitwerking wordt dan weer met de vergunningsaanvraag of het principeverzoek bij de gemeente aangeleverd samen met de verslag van de andere participatierondes.  

Stuur het verslag van de participatieronde(s) ook naar alle betrokkenen. Het is goed om deze terugkoppeling ook te sturen aan de omwonenden en andere belanghebbenden die niet aanwezig waren bij het gesprek. Op die manier zijn ook zij op de hoogte. Gemeente en alle betrokkenen beschikken op deze manier over dezelfde informatie.

Stap 7: Hou alle betrokkenen op de hoogte

Hoe uw traject ook verder gaat; informeer alle belanghebbenden actief over het besluit van de gemeente en de stappen die u gaat nemen. Geef ook aan wanneer u begint met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.

Participatie heeft meerdere voordelen:

• het kan leiden tot nieuwe (aanvullende) ideeën
• het kan zorgen voor betere plannen
• het kan zorgen voor meer begrip en steun voor uw plan, zowel vanuit de omgeving als de politiek
• het kan de snelheid van het vergunningsproces versnellen

Hoeveel mensen u betrekt bij uw plannen is afhankelijk van de grootte van uw initiatief.

1. Raakt uw plan veel mensen of juist een beperkte groep?
2. Krijgt het plan veel of weinig aandacht in politiek, pers of social media?
3. Is er veel – weinig hinder van het plan voor de omgeving tijdens realisatie? Denk bijvoorbeeld aan een weg die open moet, bouw- en geluidoverlast, tijdelijke opslag
4. Is er veel – weinig hinder van het plan voor de omgeving na realisatie? Denk bijvoorbeeld aan wegvallen van zonlicht, beperktere parkeermogelijkheden, minder groen enz.

Weinig impact

Als het antwoord op de vragen vooral ‘weinig’ is, dan is er waarschijnlijk beperkt participatie nodig en dan is de kring van belanghebbenden klein. U infor­meert de omgeving actief, bijvoorbeeld in een gesprek of via een brief. U vraagt om reacties en haalt meningen op.

Voorbeeld weinig impact: dakkapel/schuur/uitbouw

Informeer uw buren (links/rechts/voor en achter). Maak een kort verslag hoe u dat gedaan heeft en wat de meningen zijn. Zijn er aanpassingen gedaan op het plan? Misschien willen de buren wel meedoen?

Veel impact

Beantwoordt u de vragen vaak met ‘veel’ dan heeft uw plan een grote invloed op de omgeving en is er meer participatie nodig. U gaat in gesprek met de omgeving en betrekt hen actief bij het plan. Deze plannen met veel impact moeten eerst naar de gemeente, zodat ze op de Intaketafel kunnen worden besproken en eerst kunnen worden getoetst aan de omgevingsvisie en -plan.

Elke belanghebbende heeft een eigen mening over het initiatief. In uw verslag geeft u aan hoe u met de meningen en inbreng bent omgegaan.

Voorbeeld veel impact: nieuwe woning(en) en/of plannen voor braakliggend terrein

Deel uw ideeën op een bijeenkomst met omwonenden en andere belanghebbenden. Maak samen een aantal opties en/of schetsen hoe de locatie ingevuld kan worden. Werk het verder uit en bespreek deze opties tijdens een volgende bijeenkomst. Maak na elke bijeenkomst een verslag en noteer in ieder geval: datum, tijdstip, waar, welke mensen, op welke manier zijn ze uitgenodigd, welke bijdragen, welke tegenstellingen, welke aanpassingen.

Als er géén participatie heeft plaatsgevonden, is dat niet direct een reden om een vergunningaanvraag te weigeren. Wél kan de gemeente u om een toelichting vragen. Dit kan ervoor zorgen dat u alsnog de omgeving actief moet betrekken en op basis van de opgehaalde informatie uw plan moet bijstellen zodat het bijdraagt aan een betere leefomgeving.

De gemeente zelf is uiteraard ook regelmatig initiatiefnemer van plannen. We hebben dan ook een vaste werkwijze met een aantal duidelijke stappen die we toepassen op onze eigen plannen. Deze stappen zijn niet in beton gegoten en zijn zoals gezegd afhankelijk van diverse factoren. Participatie is een leerweg voor ons allemaal, voor inwoners, voor de gemeente en voor projectbureaus.

Wij nodigen u van harte uit om uw ervaringen met uw doorlopen participatiestappen met ons te delen! Deze voorbeelden delen wij dan weer graag via de website van de gemeente. Zo verbeteren we samen het proces naar een mooie leefomgeving met én voor onze inwoners en ondernemers. Uw voorbeeld of ervaring kunt u doorgeven aan uw contactpersoon bij de gemeente of stuur een berichtje via het contactformulier.